Viena yra plepėti su draugais telefonu apie visokias nesąmones, visai kas kita – skambinti nepažįstamam ar mažai pažįstamam žmogui darbo reikalais. Net jei neieškote žodžių kišenėje, kalbėdami telefonu galite pasiklysti, nuklysti ar kažką neaiškiai sumurmėti.
Mums sunkiau bendrauti, jei nematome pašnekovo, jo reakcijos į mūsų žodžius. Ypač jei tai dalykinis pokalbis: konsultacija telefonu, darbo derybos ar skambutis į valdžios institucijas. Prisiminkite keletą svarbių taisyklių, kad niekada nesuklystumėte skambindami.
Padarykite gerą pirmąjį įspūdį
Prieš skambindami suformuluokite pirmąją frazę. Paprastai pašnekovas nuspręs: padėti ragelį ar vis tik išklausyti skambinančiojo. Pirmoje frazėje turėtų būti: jūsų pavardė arba vardas ir skambučio tikslas. Pavyzdžiui: „Jums skambina Jonė Jonaitė, norėčiau sužinoti savo sūnaus pamokų tvarkaraštį.“
Jei žinote pilną vardą ar pareigas asmens, su kuriuo bendrausite, pirma frazė turėtų būti patikslinimas: „Sveiki, ar aš kalbu su Ona Onaite?“. Jei Ona neatsiliepė telefonu, paprašykite pakviesti ją prie telefono, bet nevartokite frazės: „Ar galite pakviesti Oną Onaitę?“. Taip elgdamiesi jūs nesąmoningai atsiduriate tokioje situacijoje, kad klausiate, ar pašnekovas „gali“, t. y. jis gali ir „negalėti“. Būkite mandagūs, bet ne klauskite, o liepkite „Pakvieskite Oną Onaitę prie telefono“. Galite pridėti ir „prašau“ ar „prašyčiau“, ypač jei norite padaryti gerą įspūdį būsimam darbdaviui.
Jokių trukdžių
Jei skambinate į organizaciją, atminkite: jos darbuotojas turi daug kitų reikalų, taigi neturėtumėte pamiršti savo interesų, bet ir neturėtumėte užsiimti pašaliniais reikalais. Todėl klausimus suformuluokite kuo konkrečiau ir glausčiau.
Bus gerai, jei įsiminsite pašnekovo vardą ir pokalbio metu porą kartų pakartosite: „Gerai, Ona, aš jus suprantu“. Taip bendravimui suteiksite asmeninį charakterį, o pašnekovas su jumis elgsis draugiškiau.
Imkitės veiksmų
Pokalbio metu būkite aktyvus klausytojas. Atminkite: pašnekovas jūsų nemato, jam sunku suprasti jūsų reakciją į savo žodžius. Todėl jei jis jums ką nors ilgai aiškina ar pasakoja, kartas nuo karto įterpkite „taip“, „žinoma“, „supratau“. Atminkite, kad nors jūsų veido nesimato, pašnekovas gali atspėti jūsų jausmus: pro dantis ištarti žodžiai girdimi kitaip nei su šypsena. Stenkitės kontroliuoti veido išraišką.
Įspėkite
Jei pokalbio metu reikia ką nors užsirašyti ar rasti, trumpam pertraukite pokalbį, savo veiksmus išsakykite pašnekovui: „Palaukite, aš pasiimsiu užrašinę ir užsirašysiu“. Tokiu atveju atsiradusi pauzė nebus suvokiama neigiamai.
Prieštaraukite, kai reikia, bet tai darykite mandagiai
Ar dėl kažko nesutinkate su pašnekovu? Suvaldyti emocijas telefonu daug lengviau, bet sunkiau suprasti, ko pašnekovas iš jūsų iš tikrųjų nori. Todėl užduokite aiškinamuosius klausimus: „Aš teisingai supratau, kad…“, „Jūs man siūlote…“, „Man atrodė, kad…“. Jei nuspręsite ginčytis, darykite tai taktiškai: „Aptarkime šį klausimą…“, „Nesutinku su jumis, nes…“. Tai padės palaikyti konstruktyvų pokalbį.
Akcentuokite, ką susitarėte
Jei pokalbio pabaigoje sutarėte su pašnekovu dėl kažkokių konkrečių veiksmų, pasakykite paskutinę frazę, kuri apibendrina šį susitarimą: „Taigi, mes sutarėme …“, „Kaip susitarėme …“, „Noriu apibendrinti, man dabar reikia padaryti…“ Taigi pokalbis tikrai baigsis abiem pusėms žinant, ką galvoja. Nebus neaiškumų.
Teisingo bendravimo telefonu įgūdžius galima išsiugdyti pačiam. Kuo dažniau treniruositės, tuo geriau seksis pokalbiai telefonu.